Start en Proces in Planned Culture

Gewijzigd op Di, 20 Feb, 2024 om 11:27 AM

Samen met Planned Culture bepaal je de settings en clusters die zij voor je in kunnen stellen.

Je vraagt je webmaster de DNS/ SPF in te stellen en bepaalt of je een link met je website voor inschrijving in Planned Culture wil.

Vervolgens voer je eenmalig de 'beheeritems' in Planned Culture. Dit zijn:

Aanbieders en personen kun je invoeren, maar ook importeren. Net zoals scholen en groepen.

Er zijn diverse rollen met eigen (inlog)rechten in het systeem, lees vooraf alle mogelijkheden.

Na het inrichten van de randvoorwaarden, is jaarlijks het volgende proces van toepassing:

Elk jaar maak je een nieuw schooljaar aan (en optioneel vervoersopties). Dat doe je voor zowel PO en VO. Dit doet de hoofdplanner.
Vervolgens maak je activiteiten (aanbod) aan of importeer je deze voor dat betreffende schooljaar. Daarbij kun je bepaalde afwegingen maken over hoe je dit aanbod wil aanbieden.
Om scholen te laten inschrijven moet je een aantal zaken goed inrichten. Daarvoor kan deze checklist helpen. Zorg dat je zelf altijd een test inschrijving met een testschool doet voordat je de inschrijving opent.
Scholen schrijven in op het aanbod; of als zij dat niet zelf doen, wijzen jullie dat als planners zelf toe.
Planfase: De inschrijvingen worden zichtbaar via het overzicht inschrijvingen. Ook kun je op het overzicht 'Inzicht voor aanbieders' beknopt het aantal inschrijvingen zien per activiteit. Deze inschrijvingen ga je plannen. Daarvoor kun je kijken bij planning maken.
Na het plannen kun je scholen hun (concept)planning toesturen. Scholen krijgen automatisch een aantal weken voor hun bezoek een herinneringsmail en na hun bezoek een mail met een link naar jullie eigen evaluatieformulier.
Ook kun je aanbieders, ingeplande docenten en eventueel de vervoerder informeren over hun planning. Daarvoor zijn er diverse overzichten.
Door het jaar heen zul je waarschijnlijk wijzigingen moeten doorvoeren en verschillende partijen informeren.