Settings in te stellen door Planned Culture

Gewijzigd op Di, 20 Feb, 2024 om 11:28 AM

Prijzen tonen voor school
Aan de achterkant van het systeem voer je prijzen in bij activiteit. Deze zijn te zien op het overzicht voor de boekhouder. De prijs kan ook €0 zijn of leeg. In het laatste geval staat er ‘nader te bepalen’ op overzichten. Met de setting: prijzen tonen voor de school zien ook scholen de prijzen. Indien deze setting niet aan staat, zien ze dit niet.

CJP
Indien setting aan staat wordt bij de school het CJP nummer, budgethouder en mailadres budgethouder opgevraagd. Bij de inschrijving wordt gevraagd of dit een weborder CJP is J/N.

Plaatsnaam achter school
Indien setting aan staat verschijnt achter de naam van de school de plaatsnaam tussen haakjes. Indien deze setting aan heeft gestaan en op een later moment uit wordt gezet, moet er een handmatige update in de naam van de school gemaakt worden.

Cluster
Deze worden vast geprogrammeerd in jullie Planned Culture omgeving. Hiermee bepaal je dat er voor verschillende groepen scholen (bv in andere gemeente) ander aanbod wordt getoond. Zie ook Clusters (link toevoegen) voor meer informatie.

Personen
Indien de setting aan staat, kun je Personen (rondleiders/vakdocenten ed) in het systeem inplannen. Personen kunnen ook een eigen inlog krijgen, die kunnen jullie zelf aanmaken. Zie Personen voor meer informatie.

Tarief voor begeleiders
Indien deze setting aan staat, wordt ook bij de activiteit gevraagd een tarief voor de begeleider in te vullen en meegenomen in de prijs.

Activiteiten en pakketten automatisch na einddatum op niet inschrijfbaar zetten
Als de einddatum is verstreken (de einddatum vul je in bij beheer activiteit), dan worden de activiteiten automatisch op niet inschrijfbaar gezet.

Activiteiten in 1x op wel/niet inschrijfbaar
Indien deze setting aan staat, kun je alle activiteiten in 1x op niet inschrijfbaar zetten. Dit is met name interessant als je geen/weinig pakketten hebt.

Tweede voorkeur bij inschrijven
Indien deze setting aan staat, wordt er bij het inschrijven naar een tweede voorkeur gevraagd. Deze wordt opgeslagen onder menu school/groep.

Restricties bij Inschrijven
Bij deze setting ‘restrictie’ kunnen groepen alleen inschrijven op activiteiten die voor hun leerjaar zijn ingevoerd. Indien de setting uit staat, ziet de groep het als informatie (‘leerjaar groep komt niet overeen met activiteit’).

Ondertekening activiteit
Indien deze setting aan staat, kun je per activiteit een ‘ondertekening’ (contactgegevens) opnemen die meegaat in de mails die specifiek per activiteit uitgaan (herinner, wijziging en evaluatie). Dit gebruik je alleen als er ook andere ondertekenaars of andere contactpersonen zijn dan van de aanbieder of bemiddelaar of er intern andere contactpersonen zijn per activiteit.

Bemiddelaar
Indien deze setting aan staat, kun je naast aanbieders ook bemiddelaars opnemen in je Planned Culture omgeving. Zie ook Bemiddelaars voor meer informatie.

Leskisten
Indien deze setting aan staat, heb je de mogelijkheid leskisten aan te maken en in te plannen. Zie Leskisten (link invoegen) voor meer informatie.

Geen cc naar contactpersoon

Je kunt door Planned Culture in laten stellen geen cc naar de contactpersoon van de school wordt gestuurd, maar dat de mail alleen aan de leerkracht wordt gestuurd. Als er geen mailadres van de leerkracht is ingevuld, dan krijgt de contactpersoon de directe mail. Dit geldt voor de volgende mails:
• Bevestiging inschrijving • Herinnermail
• Wijzigingsmails
• Evaluatiemails

Algemene mails zoals ‘planning verstuurd’ en de ‘leerlingtelling’ gaan altijd alleen naar de contactpersoon school.

Accorderen schoolgegevens

Indien setting aan: Er wordt gevraagd om de schoolgegevens te bewerken en te accorderen voordat de school kan inschrijven. Klik daarvoor op de knop en pas waar nodig de gegevens aan en klik op accorderen.

Setting voor 'inschrijven gereed' door scholen

Scholen kunnen middels een knop aangeven dat ze klaar zijn met inschrijven.
Nadat een school een inschrijving voor het nieuwe schooljaar heeft gedaan verschijnt de knop ‘klaar met inschrijven’ op de homepage en onderaan de inschrijfpagina. Op het moment dat de school deze knop aanklikt, wordt de datum hiervan weergegeven in menu Overzicht ‘leerlingenaantallen definitief’. Je kunt ook filteren om alle scholen te zien die dit wel/niet hebben aangeklikt. Als je deze setting gebruikt, moet je onder schooljaar het veld 'uiterste datum voor wijzigen inschrijving door scholen' hebben gevuld. Deze datum is gekoppeld aan het wijzigen van de leerlingaantallen, zorg dat beide data ingevuld zijn.

Accorderen van schoolgegevensVia deze setting kun je een school vragen bij het nieuwe schooljaar eerst hun gegevens te accorderen voordat ze kunnen inschrijven.

Vervoer
Onder vervoer kun je verschillende typen vervoer aanmaken die je wilt aanbieden. Bijvoorbeeld:· Eigen vervoer: als de afnemer geen gebruik wil maken van ‘georganiseerd vervoer’.

Vervoerstypen (openbaar vervoer, georganiseerd vervoer)Als vervoer wordt aangeboden moet een school bij inschrijven een variant kiezen, vandaar dat je dan ook eigen vervoer moet aanmaken.
Met vinkje ‘zichtbaar’ bepaal je of je dit vervoer (nog toevoegen) wilt tonen als optie bij het inschrijven. Je koppelt hieraan een prijs en ‘per hoeveel personen’ deze prijs geldt. Geef aan of deze prijs per persoon is of dat het berekend wordt aan de hand van de capaciteit van een bus (bijvoorbeeld maximaal 50).
Een planner kan altijd een vervoerstype toevoegen, ook als deze niet ‘zichtbaar’ is.

Het overzicht vervoerder geeft per vervoerder, informatie over vervoer per school, aantal leerlingen/begeleiders, tijdstip en locatie. Zie ook vervoer voor meer informatie.

Vakanties overslaan bij versturen remindermail
Wil je dat scholen de herinnermail eerder krijgen voor een vakantie? Dat kan met deze setting, met deze setting wordt er geen reminder in de vakanties verstuurd. Door een rekenregel verbonden aan deze setting, wordt de mail eerder aan de scholen gestuurd.