Checklist & tips opstart na de zomer

INHOUDSOPGAVE

• Planning versturen
• Check communicatie templates 
• Leerling telling
• Wat vind je waar?
• Opschonen planbord en gebruikers

Planning versturen

Klik hier voor meer informatie over het uitsturen van de planning.

Check communicatie templates 

Staan de juiste mails op actief en klopt de inhoud van de templates? 

Let op: alleen voor uitvoeringen met status definitief gaan er mails uit en voor sommige mails zijn er meerdere templates (bv. PO/VO/aparte herinner- en evaluatiemail voor lesreeksen).

De uitgestuurde mails worden gelogd bij menu scholen onder tabblad Communicatie of onder de groep indien mailadres van de leerkracht is gevuld.

Leerling telling

Je kunt een mail laten uitgaan om scholen te vragen hun definitieve leerlingaantallen in te vullen.  

• Hiervoor vul je een datum in onder To do schoolseizoen/schooljaar.
• Let op: de datum voor ‘mogen aanpassen leerlingenaantallen’ moet later liggen dan 'verstuur leerling telling' datum.

Wat vind je waar?

• Bij het 'Overzicht inschrijvingen' of 'Overzicht aanbieder' kun je op status 'aangemeld, voorlopig of definitief ' filteren. Zo zie je wat je nog moet plannen.
• De planning van een bepaalde week bekijken? Zet een datumfilter op Overzicht Bezettingen of kies op het planbord bij ruimtes op 'alle ingeplande ruimtes'. Dan zie je alle uitvoeringen in die betreffende week.
• Snel zien hoeveel inschrijvingen er op een activiteit zijn? Zie menu Overzichten/Inzicht voor aanbieder. Ook onder 'rapportages' kun je snel inzicht krijgen in aantallen inschrijvingen per school. leerjaar, uniek aantal leerlingen ed.

Wijzigen van planningen
Ook na de definitieve planning wil een planning nog wel eens wijzigen. Zo kun je een inschrijving te wijzigen, bv. een groep van de planning halen, een prijs wijzigen of een inschrijving annuleren. Ook kun je uitvoeringen wijzigen. Zo kun een tijd of datum verzetten of de status van een uitvoering aanpassen. 

• Alle wijzigingen kun je terugvinden in overzicht 'Wijzigingenoverzicht' en als de wijzigingsmails op actief staan, gaat er na een half uur ook een wijzigingsmail uit naar de school.

Opschonen planbord en gebruikers

• Wil je niet gekozen uitvoeringen verwijderen (verhoogt snelheid en bevordert overzichtelijkheid planbord)? Onder to do schoolseizoen kun je zoeken naar uitvoeringen. De lege uitvoeringen -daar waar een x-je voor staat- kun je verwijderen. Zo houd je je planbord opgeruimd.
• Onder menu Overzichten/Exports kun je een export maken van alle gebruikers in Planned Culture. Is iedereen nog actief? Je kunt zelf alle inlogs verwijderen, m.u.v. hoofdplanners, deze kun je aan Planned Culture doorgeven.