Checklist & tips 'tijdens en na inschrijving'

Gewijzigd op Zo, 14 Apr, 2024 om 4:38 PM

De inschrijfperiode voor scholen is gestart of staat voor de deur. Hieronder vind je enkele tips voor deze periode.

INHOUDSOPGAVE

Via overzicht inschrijvingen zie je de binnengekomen inschrijvingen van de laatste twee weken. Langere periode zien? Verwijder dan de datum of kies voor een andere datum.
Door op de blauwe kopjes (bv school, groep, activiteit) te klikken kun je de sortering van het 'overzicht inschrijvingen' wijzigen.
Wil je een inschrijving direct aanpassen? Klik op het potloodje en wijzig bijvoorbeeld de prijs of voeg een opmerking toe.
Wil je een inschrijving als planner voor een school toevoegen? Ga naar menu scholen en open een school. Via de knop 'aanbod' rechtsboven kun je meerdere groepen inschrijven. Alternatief is een groep te openen en daar een inschrijving toe te voegen.

Onder overzichten/rapportages kun je bij rapportage inzicht aantal inschrijvingen per groep het vinkje 'geen inschrijvingen' aanvinken. Je ziet nu scholen die dit schooljaar nog geen groepen hebben aangemaakt en scholen die wel groepen hebben, maar nog geen inschrijvingen. Zo weet je met welke scholen je nog contact kan opnemen.
Onder overzichten, inzicht voor aanbieder zie je in één oogopslag hoeveel inschrijvingen er zijn voor de activiteiten in dat schooljaar.

Voor de inschrijfperiode zijn de volgende mails relevant: wachtwoord vergeten, aanmelding nieuwe school en bevestiging inschrijving (per inschrijving of gegroepeerd per activiteit). Check of ze op actief staan (voor bevestiging inschrijving of ze ook voor het huidige schooljaar aan staan en indien relevant ook voor VO) en of de inhoud klopt. Met het vliegtuigje kun je een testmail aan jezelf sturen en onder menu scholen vind je de mails die zijn uitgegaan onder het tabje 'communicatie'.

Hier kunnen verschillende oorzaken voor zijn: loggen ze bijvoorbeeld in met een mailadres dat niet bekend is in het systeem? Of kiezen ze wel uit de lijst met scholen die tevoorschijn komt? Hier vind je meer informatie hoe je scholen verder kunt helpen.

Kan een groep geen tijdsblok (meer) kiezen? Maar heb je nog wel beschikbare data maak deze dan aan onder uitvoeringen. Heb je geen data meer beschikbaar? Zet de activiteit dan op volgeboekt.
Heb je groep kiest datum/school kiest voorstelling activiteiten? Via overzicht bezetting kun je per activiteit zien op welke data is ingepland. Dit kan ook onder to do schoolseizoen /uitvoeringen (nb met filters kun je aangeven hoeveel uitvoeringen je wilt tonen), daar kun je ook meteen uitvoeringen verwijderen.
Heeft een school bijvoorbeeld twee van de drie tijdsblokken in de ochtend gekozen, en wil je het derde tijdsblok niet mee aanbieden aan andere scholen? Dan kun je de betreffende uitvoering verwijderen onder to do schoolseizoen/uitvoeringen.
Wil je inplanningen van 'groep kiest datum' al definitief maken? Dat kan op het planbord of onder to do schoolseizoen/ status wijzigen als je veel uitvoeringen tegelijkertijd wilt wijzigen.

Staat de setting 'inschrijvingen gereed' aan? Check dan onder 'overzichten/leerlingenaantal definitief' welke scholen de inschrijvingen gereed hebben gemeld.
Mag een school inschrijvingen wijzigen? Check onder To do schoolseizoen/schooljaar de datum die je hebt opgegeven tot wanneer scholen inschrijvingen mogen wijzigen. NB: ze kunnen altijd nog nieuwe inschrijvingen doen.
Wil je dat scholen niet meer kunnen inschrijven? Zet de activiteit dan op 'niet inschrijfbaar' door bij activiteiten op het vierkantje te klikken. De activiteit is dan niet meer zichtbaar voor de school.
Wil je dat de activiteit wel zichtbaar blijft maar er niet meer op ingeschreven kan worden? Open de betreffende activiteit en vink het vakje 'volgeboekt' aan. Scholen zien nu dat deze activiteit is volgeboekt en kunnen deze niet selecteren.

Bij overzicht voor aanbieder kun je met de filter 'status' zien welke inschrijvingen nog op aangemeld staan en welke je al hebt ingepland (voorlopig of definitief).