Ontwikkelen maart 2024

Planbord

Sorteren 

Op het planbord is een ‘sorteer’ functie voor de groepen toegevoegd. Naast de sortering op naam, zoals jullie gewend zijn, is het mogelijk om te filteren op postcode. Door deze sorteerfunctie te gebruiken worden de groepen getoond op volgorde van postcode (oplopend, eerste postcode heeft het laagste getal in sortering). Via de tooltip (ga met je muis boven de groep hangen) wordt ook de postcode van de groep weergegeven.

Hoe werkt het?
Je klikt naast groepen op selecteer. Dan klapt het volgende scherm open:

Daar zie je nu een nieuw veld: sorteer op. Je kunt hier kiezen voor een selectie op naam (alfabetische volgorde) of postcode. 

Oproepen (Tonen) ingeplande ruimtes en personen

Tot nu was het zo dat als je de ingeplande ruimtes en personen zichtbaar wilde hebben op het planbord, dat je deze dan op moest zoeken bij ruimtes en personen. Hiervoor hebben we twee aanpassingen gedaan, zodat je de informatie snel zichtbaar hebt op het planbord:

1.     Als je een activiteit selecteert via de filter bovenin het planbord, komt automatisch de persoon en ruimte tevoorschijn die je bij beheer activiteit hebt opgegeven als ‘vaste’ persoon/ruimte.

2.     Via het zwevend scherm kun je de ingeplande personen en ruimtes zien

Hoe werkt het?

In het zwevend scherm zie je achter de ruimtes en personen een oogje (omcirkeld in afbeelding). Als je op dit oogje klikt, worden de ingeplande ruimtes en personen op het planbord weergegeven. 

Menu schooljaar 

Aanpassingen door scholen 

Vakantierooster aanpassen
Indien je bij menu schooljaar een datum hebt ingevuld bij Uiterste datum waarop scholen hun leerlingaantallen kunnen aanpassen, is dit ook het moment tot wanneer scholen aanpassingen kunnen doen in hun vakantierooster. Als deze datum verstreken is, moeten ze dit per mail aan je doorgeven. Zo kunnen er later geen vrije dagen toegevoegd worden op mogelijk al ingeplande dagen. 

Groepsnaam en leerjaar niet meer aanpasbaar

Als de datum voor inschrijvingen wijzigen (menu schooljaar) in het verleden ligt en het aanpassen van de leerlingaantallen in de toekomst, dan is de groepsnaam en het leerjaar niet meer aanpasbaar. De school kan dan alleen leerlingaantallen, gegevens leerkracht en onbeschikbaarheid aanpassen. 

Overzichten

Export CSV (on)beschikbaarheden

Om gemakkelijk alle (on)beschikbaarheden te zien, zijn deze vanaf nu te downloaden in csv’s. Hieronder lees je hoe en om welke beschikbaarheden dit gaat. En zie je welke opmerkingen er zijn gemaakt over de beschikbaarheid.  Via overzichten kun je onder csv export een export csv (on)beschikbaarheden downloaden voor:

-       School: roosters en vakanties

-       Personen: (on)beschikbaarheid 

-       Ruimtes: (on)beschikbaarheid

Wijzigingenlog

In de wijzigingenlog zijn nu ook de gemaakte wijzigingen terug te vinden van (on)beschikbaarheid van personen. Indien je gebruik maakt van de setting cluster kun je ook in de wijzigingenlog filteren op cluster. 

En daarnaast is een aanvulling gedaan in de wijzigingen van groepen. Op het moment dat er op groepsniveau een wijziging is gemaakt zie je vanaf nu ook de schoolnaam vermeld bij de groep. 

Let op! Het kan zijn dat er meer informatie in een kolom staat, pas de kolom aan naar de hoeveelheid tekst in het veld. 

Export groepen 

Aan de export groepen is het kenmerk school toegevoegd. De export groepen is nu ook te downloaden als XLS bestand. Bij deze manier van exporteren worden de groepsnamen als tekst weergeven, i.p.v. dat het automatisch omgezet wordt in een datum (door eigenschappen veld). 

Export scholen

Er is in de export scholen, naast de kolom school met plaatsnaam, ook een kolomnaam ‘school’ toegevoegd zonder plaatsnaam erachter. Zodat je dit kan gebruiken voor communicatiedoeleinden. 

Let op! Wil je een nieuwe import scholen doen (om gegevens te overschrijven), maak dan gebruik van de schoolnaam met plaatsnaam. 

Export inschrijvingen 
In de export inschrijvingen is het mogelijk om vooraf te filteren op cluster, schooljaar, bemiddelaar en programma. In de export (vinkje uitgebreid) staan vanaf nu ook de ID-nummers van: gezelschap, persoon, bemiddelaar, aanbieder, locatie en ruimte. 

Aanpassing reiskosten 
Sinds januari 2024 is de reiskostenvergoeding vastgesteld op 0,23 ct per kilometer. Voor alle toekomstige reisvergoedingen die je aanmaakt of aanpassingen wordt met dit nieuwe bedrag gerekend. 

Filter cluster 
Het filter cluster (setting) is toegevoegd aan overzicht ‘inzicht voor aanbieders’ en ‘vergoeding persoon’.

Beheer 

Gezelschappen 

Voor de bemiddelaars (setting) en aanbieder is het vanaf nu mogelijk om ook in overzichten te filteren op gezelschappen. 

To do schoolseizoen

Leskisten (materialen) – fase 1
De leskisten zijn op dezelfde plek te vinden, maar nu onder de naam Materialen en Materiaalplanning. 

Transporteurs 

Onder beheer kun je transporteurs aanmaken voor het vervoer van de materialen. Bij invoer geef je een naam en eventueel e-mailadres op. Als je een mailadres invult wordt de transporteur in de cc gezet van mail afleveren en mail ophalen. Bij materiaal aanmaken kun je de betreffende transporteur (aangemaakt onder beheer) kiezen. In de materiaalplanning kun je deze desgewenst nog aanpassen.

Aanpassingen in aanmaken materialen
Je kunt materiaal nu in bulk aanmaken. Dit doe je als volgt:

-       Je klikt op materiaal toevoegen

-       Je vult de informatie over het materiaal in (waaronder de transporteur)

-       En onderaan geef je in hoeveel je van het betreffende materiaal hebt (het maximum staat nu op 50). 

-       Als je op materiaal toevoegen klikt worden de materialen aangemaakt, naam materiaal met getal erachter. Deze materialen kunnen vervolgens allemaal ingepland worden. 

De omschrijving van het materiaal kun je nu ook opmaken middels de daarvoor toegevoegde tool. 

Communicatie

In de mail voor afleveren is een veld URL-materiaal toegevoegd. Indien je deze hebt ingevuld onder materialen worden deze meegestuurd in de remindermail afleveren. Gebruik hiervoor de betreffende placeholder. 

Het is met deze update ook mogelijk om scholen het materiaal te laten evalueren. Vul bij het materiaal een link naar het evaluatiemateriaal toe, zet het vinkje aan en richt de communicatietemplate material_aftercare_survey op de juiste manier in. (onder tabblad communicatietemplates overig)

Toevoeging in materiaalplanning en CSV op tijdstip

De volgende kolommen zijn toegevoegd:

-       Transporteur 

-       ID-nummer materiaal 

-       Contactpersoon school 

-       Telefoonnummer contactpersoon

-       Weeknummer brengen 

-       Weeknummer ophalen

De volgende filters zijn toegevoegd:

-       Bemiddelaar (setting)

-       Transporteur 

Datum en tijd staan in aparte kolommen. De kolom weeknummer brengen en ophalen kunnen je ook goed inzicht geven in de beschikbaarheid van je leskisten/materiaalplanning. 

Weergave

-       In de materiaalplanning kun op alle blauwe knopjes bovenaan overzicht klikken om de selectievolgorde aan te passen. 

-       Planbord: Als je bij een activiteit middels “vinkje materiaal” hebt aangegeven dat er materiaal bij de activiteit hoort, dan zie je dit ook terug in het zwevend scherm op het planbord. In het zwevend scherm zie je naast datum en tijd “materiaal” staan. 

-       Als je in het tabje materialen bent zie je een overzicht met al je aangemaakte materiaal. Als je vervolgens op de naam (blauw) klikt, zie je een overzicht van alle materialen en de huidige locatie.  Als je op tabje materialenafspraken klikt zie je alle toekomstige materialenafspraken. Klik je op toon alle, dan verschijnt het volledige overzicht.

LET OP! Door de toevoeging van bulk aanmaken in het systeem, heeft dit invloed op de naam van je huidige materiaal. Als je nu bijvoorbeeld boekenkist 1 hebt aangemaakt, is de nieuwe naam: boekenkist 1 1