INHOUDSOPGAVE
In menu Overzichten ga je naar ‘Vergoedingen’.
Doel van het overzicht is de kosten voor de persoon (vakdocent) inzichtelijk te hebben.
Dit overzicht is te bewerken door de planner en ter inzage zichtbaar voor de docent via zijn/haar inlog.
De basis van het overzicht bestaat uit de inplanning op een activiteit van een docent.
Hierin zijn automatisch de volgende items opgenomen:
- Aantal ingeplande uren
- Uurtarief (ingevuld bij beheer persoon)
Beheer persoon
1. Om dit overzicht te activeren, ga je eerst naar beheer persoon en vul je hier tarief in (dmv het potloodje). Er zijn twee velden: tarief ingeplande uren en overig tarief (bv voor voorbereiding). Deze tarieven worden in het vergoedingen-overzicht automatisch ingevuld. Je kunt ze daar ook altijd aanpassen. Indien de tarieven zijn ingevuld, worden deze docenten en hun vergoedingen zichtbaar onder 'overzicht vergoedingen'. Daarmee kun je zelf bepalen voor welke docenten je de vergoedingen wil tonen. je kunt ook een tarief invoeren van €0. daarmee worden wel de uren berekend in het overzicht.
NB: Om ervoor te zorgen dat de berekeningen met terugwerkende kracht zichtbaar worden, kun je het berekenen 'activeren' bij de persoon. Daarvoor ga je in beheer/personen, bij deze persoon naar tabblad 'vergoedingen' en klikt op 'bereken vergoedingen' (met daarbij nog een onderscheid tussen PO en VO).
Overzicht Vergoeding
Hier staan de ingeplande uren uit de planning met het standaard tarief uit beheer. Door in de filters een persoon te selecteren, kun je een specifiek overzicht per persoon zien. Via het potloodje is een regel te bewerken en aan te vullen. (zie stap hieronder).
1. In kolom 'uitvoeringen/periode' op het blauwe kopje ‘voorlopig of definitief ingepland’ zie je alle informatie rondom een inplanning, bv welke lessen wel/niet zijn doorgegaan of als de inschrijving geannuleerd is. In het laatste geval staat de inschrijving doorgestreept. Hier staan ook de opmerkingen die je op het planbord voor de persoon hebt gemaakt (notitie persoon). De algemene notitie (notitie) staat onder de datum tijd.
Uitvoeringen waar wel een vakdocent staat, maar geen groep, worden niet meegeteld in de ingeplande uren. Dus stel een lesreeks bevat 5 lessen van uur, waarvan op 1 les geen groep op is ingepland. De vakdocent heeft dan 4 ingeplande uren. Wil je dit uur wel doorberekenen, kun je bij overig tarief een extra uur invoeren met bijpassend tarief en een notitie.
Op het eerste overzichtsscherm zie je ook snel terug als er een verschil is in het aantal uitvoeringen in een ingeplande reeks en ingeplande uren docent. In dit geval staat er in het notitieveld 'zonder bezetting' met het aantal uren van de reeks erachter. In bovenstaand voorbeeld staat er dan 'zonder bezetting 5'. Dat kan bijvoorbeeld als een docent niet zelf alle lessen geeft.
2. Via het potloodje bij de regels op het scherm, kun je de betreffende vergoeding bewerken en aanvullen.
- Je kunt een projectcode opgeven – vrij invulveld
- Je kunt bij de vergoedingsregel 'ingepland' ook een toeslag % invullen (niet verplicht) indien bv een coördinatie toeslag van toepassing is
- Je kunt het aantal uren bij overig tarief invullen (bv voorbereiding). Het tarief wordt opgehaald uit beheer persoon (overig tarief) en aantal is vrij in te vullen.Je kunt overige kosten opgeven waarbij in de notitie aangegeven kan worden waarvoor dit is.
- Je kunt kilometers opgeven. Aantal kilometers vrij in te vullen, tarief is standaard €0,23. Indien de beide postcodes bekend zijn in het systeem (van vakdocent en locatie) verschijnt een linkje naar Google Maps om aantal kilometers en reiskosten te berekenen
- Voor alle velden kan een BTW worden gekozen (0%-9%-21%), standaard staat deze op 0%.
- ‘Ingeplande uren’ kunnen niet worden aangepast. Hiervoor zal je een wijziging op het planbord moeten doorvoeren. Het tarief zelf is wel aanpasbaar. D.m.v. overig tarief kun je wel een financiële correctie doorvoeren als je dit wil (positief of negatief bedrag).
Er zijn ook vergoedingen waar geen inplanning aan vast zit. Denk aan schoonmaken instrumenten of ontwikkelen algemeen lesmateriaal. Door op de knop ‘vergoeding toevoegen’ te klikken krijg je een invulveld zonder aantal ingeplande uren. Hier kun je de algemene vergoedingen kwijt.Compleet maken en eventuele wijzigingen daarna
- Op het scherm is naast het potloodje een knopje 'markeer compleet' waardoor er een groen vinkje op het scherm komt. Hierop kun je ook filteren bij status 'compleet'
- Als de planning wijzigt als er een vinkje is, wijzigt nog steeds het aantal ingeplande uren en totaalbedrag zodat aantal ingeplande uren in systeem altijd klopt met de planning en uren persoon.
- Als dit bovenstaande gebeurt dan zie je een rode opmerking bij notitie. Via filter status 'compleet met wijziging' kun je deze zien.
- Als je deze vergoeding nog een keer 'compleet' maakt, dan verdwijnt de rode opmerking.
- Je kunt de compleet knop/vinkje ook weer uitzetten. Daarmee is het vooral in het proces te gebruiken (docenten mogen een factuur sturen voor alles wat is compleet is).
- Het is dus een melding in plaats van een systeemrestrictie.Tarief wijzigingIndien je het tarief van een vakdocent wijzigt in 'beheer persoon', worden alle nieuwe inplanningen volgens dat tarief berekend. Al bestaande inplanningen wijzigen niet met terugwerkende kracht, uiteraard kun je dit wel handmatig aanpassen bij de vergoedingen.
Filters
- Planning status (Voorlopig, Definitief ingepland en zonder bezetting-> uitvoeringen/lesreeksen waar nergens een groep op is ingepland)
- Status (Open, Compleet en Compleet met wijziging)
- Vinkje: zonder uitvoering -> dit zijn de vergoedingen zonder een inplanning (bv instrumenten schoonmaken)
Was dit artikel nuttig?
Dat is fantastisch!
Hartelijk dank voor uw beoordeling
Sorry dat we u niet konden helpen
Hartelijk dank voor uw beoordeling
Feedback verzonden
We stellen uw moeite op prijs en zullen proberen het artikel te verbeteren