Veelgestelde vragen "scholen"

INHOUDSOPGAVE

• Hoe kan ik groepen aanmaken voor een school?
• Hoe kan ik aangeven dat een school meedoet aan ons CMK-programma? 
• Wij hebben de scholen ingevoerd in Planned Culture, maar nu heeft de school zelf ook een account aangemaakt. Hoe kan ik dit het beste oplossen?
• Hoe kan ik zien of een school zijn gegevens heeft aangepast?
• Hoe zit het met de AVG van de gegevens van scholen? 
• Wat is een gelegeneheidsgroep (voormalige samengestelde groep)? 
• Kan ik scholen importeren? 
• Waar kan ik kwijt dat een school meedoet aan ons CMK programma? 
• Hoe kan ik scholen hun favorietenlijstje die ze op onze website hebben samengesteld mee laten nemen naar Planned Culture?
• Hoe kan ik de communicatie naar scholen op maat maken?
• Hoe informeer ik scholen over het nieuwe systeem?
• Veel scholen hebben twee contactpersonen, hoe kan ik die kwijt?
• Op welke datum verdwijnen de groepen uit het vorige schooljaar uit de lijst bij de scholen?
• Voor activiteit X moet er een reminder uit zijn gegaan, maar ik zie niets gelogd bij de school. 

Hoe kan ik groepen aanmaken voor een school?

De scholen kunnen dit via hun schoolomgeving zelf doen. Maar indien jij een groep aan wilt maken voor de scholen, dan ga je naar de schoolpagina via scholen. Je ziet hier de knop 'groep toevoegen' staan. Vul hier de gegevens van de groep in. Wil je meerdere groepen aanmaken? Klik dan op het vinkje nog één invoeren. Op die manier kun je snel meerdere groepen invoeren. 

Hoe kan ik aangeven dat een school meedoet aan ons CMK-programma? 

Hiervoor kun je het kenmerk school gebruiken. Onder beheer kun je bij kenmerk school de kenmerken toevoegen die je wilt toewijzen aan de scholen. Onder menu school kun je bij gegevens per schooljaar het kenmerk toe kennen aan een school. Lees hier verder over het kenmerk school. 

Wij hebben de scholen ingevoerd in Planned Culture, maar nu heeft de school zelf ook een account aangemaakt. Hoe kan ik dit het beste oplossen?

Als er nog geen groepen en inschrijvingen aan deze groep hangen, kun je ervoor kiezen om 1 van de 2 te verwijderen. Mocht bij beiden gegevens staan die je wilt bewaren. Kun je de scholen samenvoegen. Ga naar de school die je als leidend wilt gebruiken. Naast de knop aanbod zie je 2 pijltjes die naar elkaar wijzen, dit is de knop samenvoegen. Klik hierop en kies de school die je wilt samenvoegen. Door op samenvoegen te klikken, worden de 2 scholen samengevoegd tot 1 school. Wil je de precieze werking van het samenvoegen weten en weten wat er met de gegevens gebeurt? Lees hierdan verder. 

Hoe kan ik zien of een school zijn gegevens heeft aangepast?

Wil je zien of scholen iets hun gegevens hebben gewijzigd? Gebruik hiervoor onder overzichten de wijzigingenlog. Op deze manier kun je zien welke aanpassingen er bij een school zijn gemaakt en door wie de wijziging is gemaakt. 

Hoe zit het met de AVG van de gegevens van scholen? 

De gegevens die je in Planned Culture ziet zijn de actuele gegevens. Als je een aanpassing doet verdwijnen deze gegevens uit het systeem en worden aangepast naar de huidige situatie die door jou is ingevoerd. In de overzichten vind je alleen de huidige gegevens, de gegevens van docenten in eerdere jaren worden verwijderd en de gegevens van de contactpersoon zijn altijd de gegevens van de huidige contactpersoon. Oude contactpersonen zijn na de aanpassing niet langer zichtbaar. 

Wat is een gelegeneheidsgroep (voormalige samengestelde groep)? 

Een gelegenheidsgroep is een groep die bestaat uit een select aantal leerlingen uit verschillende groepen. Die bijvoorbeeld deelnemen aan atelierlessen. Een gelegeheidsgroep is in dit geval geen combinatiegroep 1-2. 

Kan ik scholen importeren? 

Via het volgende importbestand (doorlink toevoegen) kun je scholen importeren. Wil je oude informatie overschrijven? Vul dan de ID-nummers van de scholen in het importbestand in. 

Waar kan ik kwijt dat een school meedoet aan ons CMK programma? 

Je kunt als hoofdplanner of planner van een bemiddelaar een school één of meerdere kenmerken meegeven (bijvoorbeeld CmK). Dit kan per schooljaar. Het veld 'kenmerk' komt terug in de export school en is zichtbaar voor de school op hun dashboard bij informatie school.

Hoe kan ik scholen hun favorietenlijstje die ze op onze website hebben samengesteld mee laten nemen naar Planned Culture?

Via een specifieke URL kunnen geselecteerde activiteiten op de website meegenomen worden naar Planned Culture. Lees hier hoe je dit kunt realiseren. Bij interesse neem dan ook even contact met ons op! 

Hoe kan ik de communicatie naar scholen op maat maken?

Door placeholders over bv activiteit, aanbieder, programma en lesmateriaal in de mail op te nemen. Op deze manier krijgen scholen een mail met de naam van contactpersoon, groepsnaam etc. Lees hier meer.

Hoe informeer ik scholen over het nieuwe systeem?

Hier vind je voorbeeld presentaties en communicatie die je kunt gebruiken om scholen te informeren. 

Veel scholen hebben twee contactpersonen, hoe kan ik die kwijt?

Je kunt meerdere contactpersonen of leerkrachten via een komma gescheiden in het veld opnemen.

Op welke datum verdwijnen de groepen uit het vorige schooljaar uit de lijst bij de scholen?

Op 31 december verdwijnen de groepen van het vorige schooljaar uit de lijst. Ook worden de persoonsgegevens van de leerkrachten uit de export groepen verwijderd, dit vanwege AVG technische redenen.  

Voor activiteit X moet er een reminder uit zijn gegaan, maar ik zie niets gelogd bij de school. 

Als de school groepsleerkrachten staan ingevuld onder de groepen, dan worden de reminders en andere mails hier gelogd. Open de groep en check het tabblad communicatie. 

Ik krijg een mail retour. Waar kan ik checken van welke school deze docent is?
Maak een download csv groepen. Als een school de groepsleerkrachten heeft ingevuld, kun je deze hier terugvinden.