Veelgestelde vragen "beheer"

INHOUDSOPGAVE

• Waar zet ik mijn algemene voorwaarden neer?
• Hoe maak ik de ondertekening op? 
• Hoe werkt de leerlingtelling mail? 
• Hoe werkt vervoer in Planned Culture? 
• Wat is de werking van de wijzigingsmails?
• Waarom moet ik een persoon koppelen aan een aanbieder? 
• Waar haal ik ID- nummers vandaan voor de import? 
• Welke velden moeten gevuld zijn in het importbestand? 
• Ik wil kijken of ik de velden goed heb gevuld, hoe kan ik dit controleren? 
• Kun je meerdere rollen in het systeem hebben? 
• Toegang tot Planned Culture
• Kan ik documenten uploaden in Planned Culture?
• De automatische mail worden niet ontvangen door de school? 
• Welke formaten moeten de afbeeldingen zijn?

Waar zet ik mijn algemene voorwaarden neer?
Onder beheer > settings en dan het kopje inschrijven kun je een URL toevoegen naar je algemene voorwaarden/ boekingsvoorwaarden. Indien de URL hier ingevuld is, moet de school aan het begin van het schooljaar akkoord gaan met de algemene voorwaarden. 

Hoe maak ik de ondertekening op? 

Om de handtekening op te maken, maak je gebruik van de opmaaktool. Middels deze tool kun je de tekst weergeven in vet, cursief en doorgehaald. Daarnaast is er een mogelijkheid om een URL toe te voegen en te werken met een opsomming (cijfers of bullets). 

Hoe werkt de leerlingtelling mail? 

Je kunt bij het schooljaar een datum instellen waarop de communicatietemplate automatisch wordt gestuurd. Deze template is terug te vinden onder communicatietemplate> wijzigingsmail en dan de eerste mail uit de rij. Deze mail kan meerdere keren per jaar verstuurd worden. De scholen wordt gevraagd om de leerlingaantallen te passen en definitief te maken. Lees verder over de oktobertelling / leerlingtelling. 

Hoe werkt vervoer in Planned Culture? 

Je kunt vervoer aanbieden, dit is een setting die aangezet moet worden door Planned Culture. De werking van vervoer in Planned Culture lees je hier. 

Wat is de werking van de wijzigingsmails?

In Planned Culture zijn verschillende wijzigingsmails beschikbaar. Iedere mail heeft een andere trigger. Via het paarse i-tje kun je zien op welk moment een wijzigingsmail gestuurd wordt en wie de ontvanger is van de mail. De mail moet wel op actief staan, en de uitvoeringen op definitief. Anders gaat er geen communicatie uit.

Waarom moet ik een persoon koppelen aan een aanbieder? 

Koppel een persoon altijd aan 1 of meerdere aanbieders, zodat zij (en bemiddelaars) inzage hebben in beheer en overzichten van deze personen.

Waar haal ik ID- nummers vandaan voor de import? 

De ID- nummers kun je vinden in de diverse csv- exports. In bijvoorbeeld de export aanbieders of ruimtes.

Moeten de kolommen van de importdocumenten in een bepaalde volgorde staan? 
De kolommen hoeven niet een bepaalde volgorde te staan. Wel moeten de kolomnamen overeenkomen met het importbestand om de data te kunnen importeren. 

Welke velden moeten gevuld zijn in het importbestand? 

In het importbestand staat vermeld welke velden verplicht zijn en in ieder geval gevuld moeten zijn.

Ik wil kijken of ik de velden van het importdocument goed heb gevuld, hoe kan ik dit controleren? 

Als je via beheer naar de betreffende importpagina gaat kun je het bestand (CSV) uploaden, als je het vinkje opslaan niet aanvinkt dan krijg je op je scherm de import te zien. Op je scherm zie je groene vakjes en mogelijk ook rode vakjes. De rode vakjes zijn de velden die op dat moment nog niet geïmporteerd kunnen worden. Pas het veld op basis van de melding en dan kleurt het vakje met de aangepaste versie naar groen. 

Hoe werkt vergoedingen voor vakdocenten? 
Hier vind je meer informatie over vergoedingen in Planned Culture. 

Kun je meerdere rollen in het systeem hebben? 

Als hoofdplanner kun je gebruikers met hetzelfde mailadres koppelen.

Toegang tot Planned Culture

Je kunt inloggen via de URL (xxx.plannedculture.nl) van jouw organisatie. Dit geldt voor beheerders (planners/gebruikers) als scholen.

Kan ik documenten uploaden in Planned Culture?

Je kunt geen documenten uploaden. Wel kun je in notities een link naar documenten zetten (bv schoolcontract of VOG) of een URL voor lesmateriaal, evaluatie en boekingsvoorwaarden die verwijst naar de plek waar documenten staan.

De automatische mail worden niet ontvangen door de school? 

Check of de DNS instellingen goed zijn ingesteld. Kijk hier voor de stappen die gezet moeten worden.

Welke formaten moeten de afbeeldingen zijn?

• Het logo linksboven in de menubalk is 36 pixels hoog en de breedte is vrij (met een maximum van 150 pixels)
• De foto op de startpagina is niet vaststaand, deze wordt automatisch vergroot / verkleind tot de breedte van het browser-venster. Advies is 1920 x 1222 pixels 
• De breedte van het inlogscherm staat ook niet vast, is tevens afhankelijk van het formaat van je browser. Bij browser IT is het inlogvenster 540 x 462 pixels met een totale breedte browser van 1440 pixels. 
• Logo in PDF is afhankelijk van het soort logo je gebruikt. Kom je hier niet uit, mail ons even dan kijken we met je mee. 
• De breedte van het inlogscherm staat ook al niet vast. Dus het formaat kan afwijken met jouw schermgrootte. Je kunt voor het inlogvenster uitgaan van de afmetingen 540x462 pixels. Voor de breedte van het inlogscherm kun je uitgaan van 1440 pixels. De achtergrondafbeelding wordt verkleind om in de breedte precies te passen. De afstand van het inlogvenster tot de bovenkant van het scherm is 60 pixels.
• Afmetingen logo kun je uitgaan van 178x98 pixels is. 

Wanneer wordt de wijzigingsmail verstuurd?