Update - September 2023

In deze updateronde zijn een aantal updates uitgevoerd, van kleinere wijzigingen tot grotere aanpassingen. Hieronder lees je welke updates in deze ronde zijn gedaan. Omdat er veel nieuwe informatie is en om de werking en toegevoegde waarde in de praktijk toe te lichten organiseren we binnenkort een online sessie waarin we de updates aan jullie toelichten. Je ontvangt hier binnenkort een uitnodiging voor! 

Naast dat er zichtbare updates zijn gedaan, zijn er ook een aantal fixes gedaan door IT. Waaronder bijvoorbeeld een verbetering in de snelheid van het systeem, met name op het planbord.

Schooljaar in concept aanmaken
Vanaf nu is het mogelijk om een schooljaar in concept aan te maken, zodat je al voorbereidingen kunt treffen voor een nieuw schooljaar, zonder dat dit al zichtbaar is in de diverse filters. Op het moment dat je het schooljaar definitief maakt verschijnt het schooljaar pas in de omgeving van de school en staat deze bovenaan in de filtering (bijvoorbeeld op planbord en overzichten). 

Overzichten 

Kenmerken school in csv 

In de csv overzicht gegevens per schooljaar is een extra kolom toegevoegd met de kenmerken die aan de school zijn toegewezen. 

Wijzigingenlog downloaden als csv en filteropties
In de wijzigingenlog is de optie toegevoegd om deze te downloaden als csv. In de schermoptie van het overzicht zijn extra filters toegevoegd: gegevenstype, gebruikerstype en gebruiker.

Akkoord gegaan met boekingsvoorwaarden 

In het overzicht leerlingaantallen definitief is een kolom toegevoegd waarin je kunt of de scholen al akkoord zijn gegaan met de boekingsvoorwaarden. Als een school akkoord is gegaan zie je in deze kolom de datum en tijd verschijnen waarop ze akkoord zijn gegaan. 

Leskistplanning 

Extra toevoeging: Op de leskistplanning is ook het telefoonnummer van de contactpersoon toegevoegd. 

Projectcodes 

Je kunt de projectcode op twee plekken in Planned Culture gebruiken. De eerste mogelijkheid is om het toe te voegen bij de overzicht inschrijvingen. Deze code is ook toe te voegen op het overzicht boekhouder (voor als je meerdere inschrijvingen snel en overzichtelijk de(zelfde) code wil meegeven).De tweede mogelijkheid is om de code toe te voegen bij vergoedingen persoon.

Overzicht bezetting uitvoering 

In dit overzicht kon je al filteren op ‘met bezetting’ en ‘overbezet’. Het is nu ook mogelijk om te filteren op ‘zonder bezetting.’ 

Filters en multiple select
In de diverse overzichten zijn de mogelijkheden voor multiple select en kunnen zoeken in filter uitgebreid. Ook zijn er een aantal extra filters toegevoegd.

CSV vergoedingen

Personen 

Archiveren personen 

Het is mogelijk om personen te archiveren in Planned Culture. Op het moment dat een persoon gearchiveerd is, verliest deze persoon de rechten om te kunnen inloggen. Op het moment dat een persoon in een nieuw schooljaar opnieuw voor je gaat werken. Moet er opnieuw een wachtwoord aangevraagd worden om vervolgens weer toegang te krijgen tot Planned Culture. 

Communicatietemplates

Aanvullende informatie meesturen in remindermail

Onder de activiteit kun je informatie invullen als speelvlak, verduistering, opbouwtijd, min. aantal leerlingen en ruimte op school. Deze informatie wordt getoond bij inschrijving door een school. Maar vanaf deze update kun je ook de informatie meesturen in de remindermail, door de volgende placeholder toe te voegen: {op_school_informatie}. 

Helaas is deze informatie (nog niet) onder elkaar te tonen in de mail.

Mail leerling telling 

Vanaf deze update is het mogelijk om de leerlingtelling (oktobertelling) mail meer dan 1 keer per jaar te versturen. Je kunt opnieuw een datum invoeren en dan wordt de mail opnieuw aan de school gestuurd. Let op: dat je bij het schooljaar dan ook de datum openzet tot wanneer de scholen hun leerlingaantallen mogen aanpassen. 

Extra placeholder in wijzigingsmail lessenreeks
In de wijzigingsmail van de lessenreeks is de placeholder {datum_uitvoering} toegevoegd. Naast de placeholder die er al was: {datum_tijd uitvoering}. Op deze manier kun je kiezen of je alleen de datum wilt communiceren of datum en tijd.

School 

Groepen
Soms wil je groepen toevoegen bij een school zonder een leerjaar, bijvoorbeeld voor een algemene teamtraining of naschools aanbod. Waar we eerder de voorschoolse educatie (VE) hebben toegevoegd. Is er nu ook de mogelijkheid om nvt te gebruiken voor groepen die niet aan VE of aan een leerjaar verbonden zijn. Let op dat je deze dan ook toevoegt aan een activiteit die je aanbiedt, pas dan verschijnt deze keuze ook voor groepen.

Extra veld bij inschrijven

Als een school of jij als een planner een inschrijvingen doet is er een extra veld voor aanvullende informatie beschikbaar. Dit veld heeft standaard de naam aanvullende informatie. Als je dit veld wilt gebruiken om andere informatie uit te vragen, bijvoorbeeld over vervoer, dan kun je de naam van het veld aanpassen onder beheer teksten. Deze opmerkingen zijn zichtbaar op overzicht inschrijvingen. 

Planbord

Niet slepen, maar klikken. Als je een lange lijst met inschrijvingen hebt, kan het soms lastig zijn om het blokje bij de juiste groep te krijgen. Daarom hebben we een nieuwe optie gebouwd waarin je het blokje niet naar de groep sleept, maar plant door op de groepen te klikken. Hoe dit werkt? Lees hier verder.

Prijs aanpassen bij annuleren 

Als je een activiteit gaat annuleren kan het zijn dat er andere kosten in rekening worden gebracht of misschien wel geen kosten. Onder to do schoolseizoen en annuleren kun je de activiteiten annuleren, maar vanaf nu ook direct de prijs aanpassen.