Beheer gegevens Scholen en Groepen

Gewijzigd op Ma, 30 Sep, 2024 om 2:41 PM

INHOUDSOPGAV

INHOUDSOPGAVE

Zoekvelden
Gegevens
Scholen toevoegen
Scholen archiveren
Tabblad Vakanties
Tabblad communicatie
Tabblad Notities
Tabblad leskistafspraken
Tabblad Schoolgegevens
Activiteit en pakket inschrijvingen toevoegen als (hoofd)planner
Samenvoegen scholen en groepen
Plaatsnaam school
Schoolbestuur
Gelegenheidsgroepen (voormalige samengestelde groepen)
AVG groepsgegevens

Zoekvelden

Op de scholenpagina zie je een aantal zoekvelden.
School: Zoek hier op naam van de school
Contactpersoon: In het veld contactpersonen kun je zoeken naar de icc'er / contactpersoon van de school, maar ook op naam van de groepsleerkracht.
Kenmerk school: Maak je gebruik van kenmerken school, filter hier dan op een kenmerk om te zien aan welke scholen het kenmerk is toegewezen.
Cluster: Zoek hier op 1 of meerdere clusters.

Gegevens

In de menubalk onder 'scholen' staan contact- en adresgegevens van scholen en groepen. De school- en groepgegevens zijn te exporteren. Hier vind je ook de communicatie met de school en hun inschrijvingen. Als je het tabblad scholen opent, zie je voor de naam van de school 2 icoontjes staan. De eerste is een vergrootglas, als je deze aanklikt komt alle informatie van de school in beeld. Als je op het icoontje overzicht klikt zie je direct de planning van het huidige schooljaar in beeld.

Het is ook mogelijk scholen en groepen in Planned Culture te importeren via een CSV format.

Scholen toevoegen

Alleen een hoofdplanner (en als de setting ingesteld door Planned Culture aan staat ook bemiddelaars en aanbieders) kan scholen en groepen toevoegen. Een planner van een aanbieder kan wel altijd een inschrijving aanpassen van een groep die bij hen heeft ingeschreven.

Indien wenselijk kun je scholen handmatig toevoegen. Klik onder menu/scholen voor 'school toevoegen'
Je vult de velden in, de velden met * zijn verplicht en dan klik je nogmaals op school toevoegen.
Ook kun je per school beschikbaarheid toevoegen.
Nadat je alles hebt ingevuld, klik je op toevoegen.
Onder school kun je ook groepen toevoegen. Indien je het mailadres van de leerkracht toevoegt, krijgt deze bepaalde mails ook gemaild.

Let op:

Indien je met clusters werkt, moet een school een cluster hebben om opgeslagen te kunnen worden
Indien je met stadsdelen werkt, moet een school een stadsdeel hebben om opgeslagen te kunnen worden
Heb je meerdere ICC-ers? Vul dan bij contactpersoon de namen gescheiden door komma in. Dit kan ook bij mailadressen.

Scholen archiveren

Als een school niet meer actief is, kun je deze archiveren door het vinkje 'gearchiveerd' aan te vinken. De school verschijnt dan niet meer in de lijst scholen of op het planbord. Wel is de school nog in overzichten te filteren i.v.m. historie. In de CSV export is zichtbaar of de school is gearchiveerd.

Tabblad Vakanties

Hier kun je per school vakanties/vrije dagen toevoegen als planner. De school kan dit ook op het eigen schoolaccount.

Tabblad communicatie

Onder tabblad communicatie zie je welke mailtjes zijn uitgestuurd naar de contactpersoon van de school. Je kunt de inhoud ervan bekijken (i) en deze ook opnieuw verzenden (pijltjes). Indien het mailadres van de leerkracht is ingevuld, gaan de herinner, wijzig en evaluatiemails naar de leerkracht en vind je deze communicatie onder 'groepen' terug.

Tabblad Notities

Hier kun je notities toevoegen die relevant zijn voor jou of jouw collega’s. Er wordt geregistreerd wie de notitie wanneer heeft gemaakt. Deze notitie is niet zichtbaar voor de school.

Tabblad leskistafspraken

Indien de setting 'leskist' aan staat, zie je hier de leskistplanning voor de betreffende school.

Tabblad Schoolgegevens

Activiteit en pakket inschrijvingen toevoegen als (hoofd)planner

Als de school niet zelf inschrijft, kun je als planner een activiteit(en) of pakket toevoegen. Dit kan door bij een groep op het loepje te klikken en een inschrijving toe te voegen. Ook kun je voor gekozen activiteiten de keuze voor vervoer en het aantal begeleiders aanpassen. Onder tab ‘pakketinschrijving’ kun je een pakket toevoegen. Het is tevens mogelijk om één activiteitsinschrijving afzonderlijk te annuleren van het pakket. Zie ook: inschrijven van een school als planner. Planned Culture kan instellen dat planners van aanbieders wel/geen scholen/groepen/inschrijvingen kunnen toevoegen.

Samenvoegen scholen en groepen

Wanneer er onbedoeld een school of groep dubbel in het systeem is komen te staan is het mogelijk om deze samen te voegen. Wanneer je scholen wilt samenvoegen doe je dit middels het icoontje met de twee pijltjes in het overzicht scherm van de school, als het een groep betreft klik dan op hetzelfde icoontje in het scherm van een groep. De school of groep waar je op het icoontje met de pijltjes klikt is de school die blijft bestaand, de gegevens van de school of groep die je daarna kiest worden daaraan toegevoegd. Let op: de scholen moeten eenzelfde cluster hebben en mogen geen dependance adressen hebben. In de laatste twee gevallen kan de samenvoeg knop niet worden gebruikt. LET OP!

Alle gegevens van school (beschikbaarheid, communicatie en groepen) en groep (activiteiten, communicatie) worden naar de andere overgezet met 1 druk op de knop. Indien de naam van bijvoorbeeld een groep hetzelfde is wordt automatisch een * toegevoegd zodat er unieke groepsnamen staan onder de school. Na samenvoegen van een school kun je als vervolg stap ook de groepen samenvoegen. Dit kun je niet ongedaan maken.

Indien bij scholen automatische klas- of speellokalen worden aangemaakt (deze setting staat niet bij iedereen aan), dan geldt dat de groepen daarna worden ingepland op het speel- of klaslokaal van de 'Blijvende school' . Bij een nieuwe inschrijving wordt de groep meteen automatisch ingepland op het klas- of speellokaal van de 'nieuwe naam school'.
De scholen moeten wel hetzelfde cluster hebben voordat er wordt samengevoegd en geen dependances.

Plaatsnaam school

Indien er scholen zijn uit verschillende gemeenten met dezelfde namen, kunnen we in de setting aanzetten dat de plaatsnaam achter de naam van de school wordt getoond bij inloggen voor school en op overzicht voor planner.

Schoolbestuur

Bij de schoolinformatie is het ook mogelijk om aan te geven onder welk schoolbestuur de school valt.

Gelegenheidsgroepen (voormalige samengestelde groepen)

Er is de mogelijkheid om gelegenheidsgroepen toe te voegen. Voor sommige activiteiten schrijf je een deel van de leerlingen van verschillende groepen in; bv. atelierlessen. De planner heeft nu de mogelijkheid een vinkje te zetten bij een groep onder menu scholen: ‘gelegeneheidsgroep’.
Dit heeft de volgende consequenties:
- Deze groep wordt niet meegeteld in rapportages met aantal groepen
- Deze leerlingen tellen niet mee als 'unieke' leerlingen van een school
- Deze leerlingen worden wel meegenomen in aantal inschrijvingen.

Een combinatiegroep bijvoorbeeld 1-2 is geen gelegenheidsgroep.

Groepen die niet verbonden zijn aan leerjaar
Soms wil je groepen toevoegen bij een school die niet vastzitten aan een leerjaar. Bijvoorbeeld een algemene teamtraining of naschools aanbod. Waar we eerder de voorschoolse educatie (VE) hebben toegevoegd. Is er nu ook de mogelijkheid om nvt te gebruiken voor groepen die niet aan VE of aan een leerjaar verbonden zijn.

AVG groepsgegevens
Jaarlijks op 31 december zullen automatisch de NAW gegevens (naam, mailadres, telefoonnummer) van leerkrachten en ICC-ers van het voorgaande schooljaar worden verwijderd.