Aanmaken activiteit toelichting op de velden

Gewijzigd op Di, 20 Feb, 2024 om 12:43 PM

Naam veld (of keuze/vinkje)	De keuze voor type activiteit is bepalend voor de manier van inschrijven. Zie de uitleg ‘activiteiten-afwegingen en acties’ onderaan deze pagina voor meer info. Bij ‘planner kiest datum‘ schrijven scholen zich in en kunnen eventueel een voorkeur meegeven. De planner bepaalt tijdens het plannen op welke datum deze groep wordt ingepland. Bij ‘groep kiest datum’ kun je tijdsblokken (uitvoeringen) aanmaken die de school bij inschrijven kan kiezen en zo zichzelf op een gewenste tijd inplannen. Je biedt alleen tijdsblokken aan die voor de aanbieder passen. Dit werkt voor een inplanning van 1 groep op 1 tijd, bijvoorbeeld voor een museumbezoek. Bij 'school kiest voorstelling' kun je uitvoeringen aanmaken met een max. aantal plaatsen waarop de school met meerdere groepen kan inschrijven. Het systeem registreert de plaatsen die nog beschikbaar zijn per voorstelling. Er kan geen ‘overschrijving’ plaatsvinden.
Expertise	Activiteiten specifiek voor leerkrachten of ICC-er van een school. Bij aanvinken gaat bij inschrijven van de groep het aantal leerlingen automatisch naar 1. Geef dit een programma 'expertise' mee om erop te kunnen filteren.
Lesreeks	Met aanklikken vinkje kun je aantal bij elkaar horende lessen van deze activiteit bepalen (dit kun je aanpassen bij het aanmaken van de uitvoering(en) op het planbord).
Activiteit op school	Je kunt aanvinken dat de uitvoeringen van een activiteit op school plaatsvinden. In dit geval kun je de velden: speelvlak, verduistering, opbouwtijd en minimaal aantal leerlingen invullen, zodat deze informatie getoond wordt als een groep zich inschrijft. Hier kun je ook kiezen of de voorstelling in het klas- of speellokaal is (mits scholen ‘eigen ruimtes’ hebben in Planned Culture, is een setting PC).
Programma (of de naam die jullie deze hebben gegeven onder beheer teksten)	Hier kun je aangeven tot welk programma de activiteit behoort (max 1). De programma’s maak je aan onder beheer. In de overzichten kun je filteren op Programma.
Discipline en Thema (of de naam die jullie hier zelf aan hebben gegeven onder beheer teksten)	Je kunt aangeven welke leerlijnen, disciplines, categorieën, thema’s passen bij deze activiteit. Deze maak je aan onder beheer. Dit is een multiple-select. Selecteren doe je door de ctrl (Windows) of de cmd-knop (Apple) in te drukken.
Cluster (Optioneel, door Planned Culture aan te maken)	Hier geef je aan voor welk ‘cluster’ (een of meerdere) deze activiteit zichtbaar is. Bv een gemeente. Bij menu scholen wordt aangegeven tot welk type cluster de school behoort en welke activiteiten zij mogen zien.
Lesmateriaal	Je kunt een URL toevoegen waar het lesmateriaal te vinden is bij deze activiteit. Deze URL wordt meegestuurd met de herinneringsmail aan de groep (via een placeholder).
Ruimtes	Indien de activiteit altijd plaatsvindt in dezelfde ruimte(s), kun je deze bij de activiteit ingeven bij vaste ruimte en verschijnt er bij het aanmaken van een uitvoering in het planbord, automatisch een blokje in die ruimte(s) . Mocht je hier flexibel in willen zijn, laat deze dan leeg.
Personen, gezelschappen, blokje personen	Je kunt hier een vast persoon kiezen die dan automatisch op de uitvoering wordt ingepland (zelfde geldt voor gezelschap). Wil je wel een persoon inplannen, maar weet je nog niet wie? Vink dan ‘blokje persoon’ aan.
Max. aantal leerlingen	Maximum aantal leerlingen: Dit getal wordt getoond op het planbord en wordt gebruikt om de (over)bezetting te berekenen voor overzicht bezetting. Voor type ‘School kiest Voorstelling’ is dit het maximum aantal plaatsen van een uitvoering.
Schooltype en leerjaren	Indien je ook activiteiten aanbiedt voor VO, kun je ook het schooltype hier kiezen (indien je alleen aanbiedt voor PO, zijn deze schooltypes niet zichtbaar). Voor PO kies je 1 of meerdere leerjaren. VE staat voor voorschoolse educatie.
Inschrijfbaar	Het vinkje bij inschrijfbaar betekent dat je erop kunt inschrijven als school. Geen vinkje betekent dat scholen deze activiteit niet zien in het aanbod en er ook niet op kunnen inschrijven. jAls planner kun je wel inschrijven.
Volgeboekt	Het vinkje ‘volgeboekt’ gebruik je als je wilt dat scholen niet meer kunnen inschrijven, maar wel zien dat deze voorstelling volgeboekt is.
Tarieven	Bij tarieven kun je drie soorten tarieven invoeren. Je kunt een prijs per groep, een prijs per leerling of een prijs per activiteit invoeren. Hier moet je een keuze voor maken. Je kunt eventueel een prijs per begeleider invoeren, vraag Planned Culture om de setting aan te zetten. Indien de prijs variabel (of per activiteit) is, kun je het vak ‘tarief’ leeglaten. Op het overzicht school verschijnt dan de melding ‘nader te bepalen’. Onder de activiteits inschrijving kun je altijd handmatig een prijs toevoegen/aanpassen. Zie voor uitleg onder ‘prijs aanpassen'.
Prijs per activiteit max. aantal leerlingen	Bij een prijs per activiteit kun je het max. aantal leerlingen invoeren dat wordt gebruikt voor de prijsbepaling. Boven dit maximum zal de prijs worden verdubbeld.
Prijs per begeleider (indien setting aan)	Indien je ook prijzen per begeleider rekent, kun je deze invullen bij begeleider.
Omschrijving	In het vak ‘omschrijving’ kun je een tekst zetten over deze activiteit. Deze tekst wordt getoond op het inschrijfformulier bij het aanbod.
URL toevoegen	Je kunt ook een URL toevoegen aan bovenstaande omschrijving door een URL toe te voegen aan het betreffende veld.
Begin- en eind datum	Geef de begin- en einddatum op voor de periode waarin de uitvoeringen plaatsvinden. De periode is een filter op de aanbodpagina voor scholen.
Extra info bij inschrijven	Extra info bij inschrijven: Je kunt extra informatie geven die getoond wordt tijdens het inschrijven op deze activiteit. Hier kun je relevante informatie opnemen over de specifieke activiteit, bijv. dat vervoer is inbegrepen of dat er twee of 3 specifieke data zijn voor deze activiteit.
Extra info bij Communicatie	Extra info in communicatie: Je kunt een korte tekst over deze activiteit opnemen die wordt meegenomen in de herinneringsmail voor een groep. Je kunt de markdown codes die daar staan gebruiken en met behulp daarvan ook een url meesturen.
URL evaluatieformulier	URL-evaluatieformulier. Indien jullie werken met een evaluatie per activiteit, dan neem je hier de URL op met een link naar dat formulier. Met behulp van het ‘vinkje’ kun je instellen of er voor deze activiteit wel of geen mail uitgaat. De standaard is dat alle vinkjes aan staan. (Nb er is ook de mogelijkheid deze bij pakketten aan te zetten.
Ondertekening e-mail	Indien er niet een vaste afzender/contactpersoon is in het systeem voor alle activiteiten, maar deze varieert per activiteit, dan kan in de communicatietemplates gekozen worden voor de placeholder {ondertekening} waar de hier ingevulde informatie dan wordt getoond. In bepaalde mails kun je op die manier specifieke contactinformatie per activiteit toevoegen. Zie voor meer uitleg onder ‘communicatie’
Extern ID	Dit is een ID van de 'eigen' website voor het 'matchen' van de favorieten voor het favorietenlijstje. Alleen relevant als jullie daar gebruik van maken.
Code	Deze code wordt getoond in export activiteiten, export boekhouder en export inschrijvingen. Hiermee kun je matchen met een ander pakket voor bijvoorbeeld facturatie.