Import aanbieders

Gewijzigd op Di, 20 Feb, 2024 om 12:06 PM

Importeren

Je kunt aanbieders handmatig invoeren of een importdocument maken en ze daarmee importeren. Dit is alleen relevant als je veel aanbieders hebt.

Overschrijven

Je kun ook overschrijven door een nieuwe import te doen en daarmee gegevens bijwerken vanuit bijvoorbeeld een CRM-systeem. Dan moet je het ID nummer van de aanbieder in de eerste kolom opnemen.

Ga naar menu item beheer en kies het submenu 'importeren en aanbieders'.

Stap 1

Gebruik het 'import format aanbieders' en vul de velden. Sla het bestand eerst op in Excel voordat je het vult. Let op dat de kolomnamen precies overeen komen met de velden in het format (wijzig daar dus niets aan!). Verwijder de bovenste regel met toelichting. De 'blauwe velden' zijn verplicht.

Bij de kolom: 'soort inlog' kun je een keuze invoeren voor 'planrechten of inzage-rechten'. Indien je het veld leeg laat is het automatisch inzage-rechten. Pas als je een gebruiker invoert (dat kun je later handmatig doen), wordt dit account geactiveerd.
Bij kolom: 'locatie toevoegen', kun je 'ja' invoeren als je wil dat er van deze aanbieder automatisch ook een locatie (naam en adres) wordt aangemaakt.
Indien je oude informatie wil overschrijven, vul dan in de eerste kolom een ID nummer toe. Aanbieders zonder ID nummer worden toegevoegd als nieuwe. Je kunt dit ID nummer vinden in de export aanbieders uit Planned Culture (menu overzichten/ CSV). Dit ID nummer is uniek en zorgt voor een matching.

Stap 2

Sla het bestand dat je wil importeren op als CSV in een van de volgende formaten: UTF-8, ISO-8859-1 of windows-1252.

Stap 3

Testen of het te importeren bestand goed is.

Ga naar de eigen Planned Culture omgeving. Onder ‘beheer’ staat ‘import personen of aanbieders’.

Kies het item dat je wil importeren: aanbieder of personen.

Selecteer met ‘kies bestand’ het CSV bestand dat je hebt gemaakt en wil importeren en klik op de knop aanbieders of personen importeren.

LET OP! Zet nog NIET het vinkje aan voor opslaan, maar doe eerst een test.

Op deze manier kun je een test doen voordat je echt importeert.

Stap 4

Bestand verbeteren

Na het uploaden zie je een overzicht met groene en wellicht rode vakken.

Indien dit niet verschijnt, zit er een fout in de kolomnamen of ben je een verplichte kolom vergeten.

In de eerste kolom zie je een rood gemaakt vak en een uitroepteken als er toch iets niet klopt in de betreffende rij.

In de kolom waar de fout zit, zie je ook een rode markering. Je kunt eventueel een pdf maken van dit overzicht en aan de hand daarvan je bestand verbeteren. Deze aanpassingen doe je in jullie eigen CSV-bestand dat je wil importeren. Stap 4 kun je uiteraard vaker herhalen totdat het totale bestand groen is.

Stap 5
Importeren

Als het bestand helemaal groen is, moet je eerst het vakje ‘opslaan’ aanvinken en dan weer op de knop aanbieder importeren klikken.