Import groepen

Gewijzigd op Vr, 10 Nov, 2023 om 11:47 AM

Als je scholen niet zelf hun groepen wil laten invoeren, dan kun je groepen handmatig invoeren, maar je kunt ook een importdocument maken en ze daarmee importeren. Dit is vooral efficiënt als je veel groepen hebt.

Ga na beheer/importeren en kies voor 'groepen'.

Groepen importeren

Stap 1

Gebruik het 'import format groepen' en vul de velden. Sla het bestand eerst op in Excel voordat je dit vult. Let op dat de kolomnamen precies overeen komen met de velden in het format (wijzig daar dus niets aan!). Verwijder de bovenste regel met toelichting.

De 'blauwe velden' zijn verplicht.
Vul het ID nummer van de school in zodat het systeem de gegevens koppelt aan betreffende school. Het ID nummer vind je in de eerste kolom van export scholen
Let op:
het adres hoef je niet in te vullen. Vul 1 in als de groep op het hoofdadres is gevestigd en 2 als het op het dependance adres is en 3 voor een tweede dependance
Bij schooljaar bijvoorbeeld 2022-2023 PO (of 2022-2023 VO). In sommige applicaties staat er geen PO of VO achter het schooljaar, dan moet het in de import ook zonder!
Gebruik een van de VO types (VMBO, Havo, VWO ed). Voor PO hoef je niets toe te voegen.
Gebruik samengestelde groep alleen voor groepen waar uit van verschillende klassen leerlingen aan deelnemen. Samengestelde groepen gebruik je niet voor de combinatieklassen, zoals groep 1-2.
VERWIJDER de bovenste rij met daarin de toelichting over de kolommen.

Stap 2

Sla het bestand dat je wil importeren op als CSV in een van de volgende formaten: UTF-8, ISO-8859-1 of windows-1252.

Stap 3

Testen of het te importeren bestand goed is: Ga naar de eigen Planned Culture omgeving. Onder ‘beheer’ staat ‘importeren’. Kies het item 'groepen'.

Selecteer met ‘kies bestand’ het CSV bestand dat je hebt gemaakt en wil importeren en klik op de knop groepen importeren.

LET OP! Zet nog NIET het vinkje aan voor opslaan, maar doe eerst een test.

Op deze manier kun je een test doen voordat je echt importeert.

Stap 4

Bestand verbeteren: Na het uploaden zie je een overzicht met groene en wellicht rode vakken.

Indien dit niet verschijnt, zit er een fout in de kolomnamen of ben je een verplichte kolom vergeten.

In de eerste kolom zie je een rood gemaakt vak en een uitroepteken als er toch iets niet klopt in de betreffende rij. In de kolom waar de fout zit, zie je ook een rode markering. Je kunt eventueel een pdf maken van dit overzicht en aan de hand daarvan je bestand verbeteren.

Deze aanpassingen doe je in jullie eigen CSV-bestand dat je wil importeren.

Stap 4 kun je uiteraard vaker herhalen totdat het totale bestand groen is.

Stap 5

Importeren: Als het bestand helemaal groen is, kun je eerst het vakje ‘opslaan’ aanvinken en dan weer op de knop groepen importeren klikken.